Een kandidaat solliciteert zondagavond om 21:40 voor een vacature als onderhoudstechnieker.
Maandagochtend om 9:07 belt de recruiter.
Geen antwoord.
Om 11:32 probeert hij opnieuw.
Geen antwoord.
Dinsdag nog een laatste keer.
Opnieuw niets.
De conclusie is snel gemaakt:
“Waarschijnlijk toch niet zo gemotiveerd.”
Maar dat weten we eigenlijk helemaal niet.
Wat we weten, is dat iemand zondagavond voldoende interesse had om te solliciteren en vervolgens drie keer een onbekend telefoonnummer niet heeft opgenomen.
Dat zijn twee heel verschillende dingen.
Op het moment dat iemand solliciteert, gebeurt er iets belangrijks.
De kandidaat heeft een eerste stap gezet.
Misschien zag hij de vacature op Facebook tijdens het scrollen. Misschien kreeg hij ze doorgestuurd. Misschien is hij al maanden ontevreden op zijn huidige werk.
Op dat moment was zijn interesse groot genoeg om actie te ondernemen.
Maar daarmee heeft hij nog niet beslist:
“Ik wil van job veranderen.”
Laat staan:
“Ik wil maandagochtend om 9:07 met een onbekende recruiter praten over mijn carrière.”
Dat verschil is belangrijk.
Want vanaf het moment van solliciteren wordt iedere volgende stap iets moeilijker.
Een formulier invullen duurt enkele minuten.
Een bericht beantwoorden vraagt iets meer aandacht.
Een telefoongesprek voeren vraagt tijd en privacy.
Een gesprek inplannen vraagt commitment.
Naar een sollicitatiegesprek gaan vraagt nog meer.
En uiteindelijk ontslag nemen en ergens anders beginnen is een veel grotere beslissing.
Hoe verder iemand in het sollicitatieproces komt, hoe groter de gevraagde commitment wordt.
Recruiters bekijken een sollicitatie vaak als het begin van een proces.
Voor een kandidaat kan het net het tegenovergestelde zijn.
Hij heeft op een knop gedrukt.
En daarna begint hij na te denken.
“Wil ik eigenlijk wel weg?”
“Wat zou ik daar verdienen?”
“Is dat niet te ver rijden?”
“Wat als mijn huidige werkgever een tegenvoorstel doet?”
“Ben ik eigenlijk wel geschikt?”
“Wat ga ik zeggen als ze bellen terwijl mijn collega's naast mij staan?”
De kandidaat die gisteren enthousiast solliciteerde, hoeft vandaag dus niet exact dezelfde overtuiging te voelen.
Dat maakt hem niet noodzakelijk ongemotiveerd.
Het betekent vooral dat interesse geen constante toestand is.
Ze moet tijdens het proces telkens opnieuw bevestigd worden.
Daar gaat het vaak mis.
De recruiter ziet:
Nieuwe kandidaat → interessant profiel → bellen.
Maar voor de kandidaat gebeurt:
Ik zag iets interessants → ik solliciteerde → onbekend nummer belt mij.
Er ontbreekt een stap.
De recruiter weet wie de kandidaat is.
De kandidaat weet vaak niet wie de recruiter is.
De recruiter heeft zijn profiel gelezen.
De kandidaat heeft misschien twintig vacatures bekeken.
De recruiter heeft besloten dat een gesprek interessant is.
De kandidaat weet nog niet waarom hij wordt gebeld.
En toch verwachten we onmiddellijk een relatief grote actie:
Neem je telefoon op en praat met mij over een mogelijke nieuwe job.
Als dat niet gebeurt, noemen we het al snel ghosting.
Stel dat onze onderhoudstechnieker maandagochtend aan een machine staat.
Zijn telefoon trilt.
Onbekend nummer.
Zijn collega's staan naast hem.
Hij laat hem overgaan.
Een paar uur later gebeurt hetzelfde.
Op dinsdag belt hetzelfde nummer opnieuw terwijl hij onderweg is.
Drie gemiste oproepen.
Vanuit de recruiter:
“We krijgen hem niet te pakken.”
Vanuit de kandidaat:
“Er belt mij iemand.”
We hebben op dat moment zijn motivatie eigenlijk niet getest.
We hebben getest of hij toevallig beschikbaar was om een onbekend nummer op te nemen.
Dat is een slechte meting.
Een betere vraag voor de eerste 48 uur is daarom niet:
“Hoe krijgen we deze kandidaat zo snel mogelijk aan de telefoon?”
Maar:
“Hoe krijgen we deze kandidaat opnieuw zover dat hij bewust kiest om verder te gaan?”
Dat kan met een heel kleine actie.
Bijvoorbeeld:
“Hey Thomas, ik zag je sollicitatie voor onderhoudstechnieker. Je ervaring met industriële installaties lijkt alvast relevant. Ik had nog één vraag: werk je vandaag vooral aan storingen of eerder preventief onderhoud?”
Thomas hoeft geen afspraak te maken.
Hij hoeft zijn cv niet opnieuw te schrijven.
Hij hoeft niet uit te leggen waarom hij zijn werkgever wil verlaten.
Hij hoeft alleen te antwoorden:
“Vooral storingen.”
Dat lijkt bijna betekenisloos.
Maar psychologisch is er iets belangrijks gebeurd.
Thomas heeft niet één keer voor de vacature gekozen.
Hij heeft een tweede keer gekozen om verder te gaan.
Daarna kan de recruiter antwoorden:
“Helder. Dat sluit goed aan bij wat ze zoeken. Ik zou je er graag even over bellen. Wanneer lukt dat makkelijker: tijdens de middag of na 17u?”
Opnieuw vragen we geen enorme beslissing.
Thomas hoeft alleen te kiezen.
Middag of na 17u.
Stel dat hij antwoordt:
“Na 17u is gemakkelijker.”
Dan is het telefoongesprek plots geen onverwachte onderbreking meer.
Thomas weet:
wie gaat bellen;
waarom die persoon belt;
over welke vacature het gaat;
waarom zijn profiel interessant lijkt;
ongeveer wanneer het gesprek plaatsvindt.
En nog belangrijker:
hij heeft zelf mee beslist dat het gesprek er komt.
Zo kun je anders naar kandidaatopvolging kijken.
Niet:
Sollicitatie → bellen → gesprek
Maar bijvoorbeeld:
Sollicitatie
↓
Herkenning
“Ik weet wie mij contacteert en waarvoor.”
↓
Kleine reactie
“Ik geef één stukje informatie.”
↓
Bevestiging
“Mijn profiel lijkt relevant.”
↓
Keuze
“Ik kies wanneer we spreken.”
↓
Gesprek
Iedere stap vraagt iets meer van de kandidaat.
Maar niet veel meer.
Dat is belangrijk.
Want iemand die één keer op “solliciteren” heeft gedrukt, hoeft nog niet klaar te zijn voor alle volgende stappen.
Snel reageren blijft belangrijk.
Meer dan de helft van de kandidaten in een recent onderzoek vond maximaal drie dagen wachten op een eerste reactie aanvaardbaar.
Maar daaruit volgt niet automatisch:
“Iedere kandidaat zo snel mogelijk bellen.”
Snelheid zonder context kan nog altijd slechte opvolging zijn.
Een kandidaat drie keer bellen binnen 24 uur zonder dat hij weet wie je bent, creëert niet noodzakelijk meer commitment.
De eerste 48 uur hebben daarom een ander doel:
de initiële interesse omzetten in actieve betrokkenheid.
De kandidaat moet van:
“Ik heb ergens op gesolliciteerd.”
naar:
“Ik ben met deze werkgever of recruiter in gesprek.”
Dat is een veel belangrijkere overgang.
Deze manier van werken geeft je nog een voordeel.
Stel dat je 100 kandidaten hebt.
65 antwoorden op je eerste bericht.
48 beantwoorden je eerste inhoudelijke vraag.
37 kiezen een moment waarop ze kunnen bellen.
32 nemen uiteindelijk de telefoon op.
Dan weet je veel meer dan wanneer je alleen meet:
100 sollicitaties → 32 telefoongesprekken.
Je kunt nu onderzoeken waar het proces stukloopt.
Reageert bijna niemand op het eerste bericht?
Dan zit het probleem mogelijk in je eerste contact.
Antwoorden kandidaten wel, maar willen ze geen gesprek plannen?
Dan is misschien nog onvoldoende duidelijk waarom het gesprek voor hen interessant is.
Plannen ze massaal gesprekken maar nemen ze vervolgens niet op?
Dan zit het probleem waarschijnlijk ergens anders.
“Ghosting” is dan niet langer één grote bak waarin alle verdwenen kandidaten terechtkomen.
Je kunt zien op welk moment de kandidaat stopt met opnieuw voor de vacature te kiezen.
Ook hier is nuance belangrijk.
Een kandidaat die zelf heel actief solliciteert en schrijft:
“Bel me gerust morgen na 16u”
hoeft natuurlijk niet eerst door drie extra stappen.
Bel hem.
Een kandidaat die je via een socialmediacampagne bereikt terwijl hij eigenlijk nog werkt en niet actief zoekt, zit in een andere situatie.
Daar kan de afstand tussen:
“Dit ziet er interessant uit”
en
“Ik wil hierover met een recruiter praten”
veel groter zijn.
Goede opvolging betekent daarom niet dat iedereen exact dezelfde automatische flow krijgt.
Het betekent dat de volgende stap past bij de hoeveelheid commitment die de kandidaat al heeft getoond.
Dat verandert ook hoe je naar recruitmentautomatisering kijkt.
De gemakkelijkste automatisering is:
“Bedankt voor je sollicitatie. We nemen zo snel mogelijk contact met je op.”
Technisch is de kandidaat opgevolgd.
Maar gedragsmatig is er bijna niets gebeurd.
Je hebt niets geleerd.
De kandidaat heeft niets nieuws gedaan.
En de relatie is nauwelijks veranderd.
Een nuttigere automatische opvolging probeert daarom telkens één van drie dingen te bereiken:
1. Onzekerheid verminderen
Wie neemt contact op? Wat gebeurt er nu? Waarom is het profiel interessant?
2. Nieuwe informatie verzamelen
Een korte vraag die relevant is voor de vacature.
3. Een kleine volgende actie uitlokken
Antwoorden, iets aanvullen, een keuze maken of een geschikt moment aangeven.
Automatisering is dan niet bedoeld om zoveel mogelijk menselijke contacten te vervangen.
Ze helpt om een kandidaat klaar te maken voor het volgende menselijke contact.
Ga nu terug naar onze onderhoudstechnieker.
Hij solliciteert zondagavond.
Maandagochtend krijgt hij geen drie onbekende telefoontjes.
Hij krijgt:
“Hey Thomas, Tarquin hier. Ik zag je sollicitatie voor onderhoudstechnieker. Je ervaring lijkt interessant. Werk je vandaag vooral aan storingen of preventief onderhoud?”
Thomas antwoordt tijdens zijn middagpauze:
“Vooral storingen.”
Daarna:
“Perfect, dat sluit goed aan. Ik zou je twee dingen over de functie willen uitleggen en even horen waar je vandaag naar zoekt. Wanneer lukt bellen beter: rond 16u30 of na 17u30?”
“17u30 is goed.”
Om 17u30 belt Tarquin.
Thomas neemt op.
Is Thomas nu plots gemotiveerder dan maandagochtend om 9:07?
Niet noodzakelijk.
We hebben alleen een proces gebouwd waarin zijn motivatie een kans kreeg om zichtbaar te worden.
Dat is misschien de belangrijkste manier om naar de eerste 48 uur te kijken.
Een sollicitatie betekent niet:
“Ja, ik wil deze job.”
Het betekent eerder:
“Ja, ik wil hier voorlopig iets meer over weten.”
Daarna heb je opnieuw een ja nodig.
En daarna nog één.
Tot de kandidaat voldoende informatie en vertrouwen heeft om een grotere beslissing te nemen.
Daarom is goede kandidaatopvolging niet simpelweg zo snel mogelijk bellen.
Het is een reeks kleine stappen waarbij de kandidaat telkens opnieuw bewust kiest om verder te gaan.
De eerste 48 uur win je dus niet door als eerste drie keer te bellen.
Je wint ze wanneer de kandidaat voor de tweede keer zelf voor de vacature kiest.